Cum poti sa iti imbunatatesti productivitatea cand lucrezi pe calculator

0
316
fii productiv cand lucrezi pe calculator

Nu stii cum sa iti organizezi timpului petrecut pe calculatorul astfel incat sa fii eficient si rapid? Nu iti folosesti timpul judicios astfel incat sa progresezi in cariera? Nu stii cum sa iti monitorizezi si analizezi timpul petrecut pe calculator?

Inseamna ca faci parte din categoria acelora care isi consuma o parte din timpul destinat activitatilor profesionale si dezvoltarii personale cu activitati care ar trebui facute in timpul liber (jocuri, retele sociale, navigarea pe internet inutila s.a.m.d. ).

Iata cateva solutii prin care poti sa iti imbunatatesti productivitatea:
– Monitorizarea si planificarea timpul petrecut pe calculator
– Folosirea unui ecran mare;
– Folosirea unui calculator performant;
– Conexiune rapida de internet;
– Cum sa fii eficient cand lucrezi pe calculator;
– Cum sa elimini sau diminuezi timpul consumat inutil.

Prima etapa in dezvoltarea productivitatii este constientizarea. In ce consta ea? Mai exact trebuie sa depistezi elementele care iti distrag atentia si iti consuma din timpul de lucru ca de exemplu: iti petreci prea mult timp pe Facebook sau YouTube, citesti zilnic foarte multe articole pe anumite website-uri, te joci foarte multe ore, stai prea mult pe Skype, Messenger etc.

Dupa ce ai depistat toate aceste “gauri negre” trebuie sa iti creezi o planificare cu activitatile importante pe care le vei efectua in fiecare zi astfel incat sa elimini in totalitate timpul pierdut.




Cum sa monitorizezi timpul petrecut pe calculator

Daca doresti sa monitorizezi si sa iti analizezi activitatile pe care le faci in timp ce stai la calculator atunci trebuie sa folosesti un soft de monitorizare de genul ManicTime (poti incerca varianta trial sau free), ResueTime ( poti testa varianta free) sau poti gasi o lista cu softuri de acest gen pe Wikipedia. De ce este util un astfel de sistem de monitorizare? Pentru ca poti observa mult mai usor cum pierzi timpul si poti analiza ce te impiedica sa devi mai eficient si rapid atunci cand lucrezi.

Cum sa iti planifici timpul

Dupa ce ai sesizat activitatiile care iti consuma timp trebuie sa le elimini si sa incepi sa iti creezi o planificare cu ceea ce trebuie sa realizezi in fiecare zi.

Ce trebuie sa contina o planificare pe o luna, un an sau 5-10 ani:

  1. Stabilirea clara a obiectivelor pe termen scurt si lung;
  2. Detalierea obiectivelor;
  3. Cum iti poti indeplini obiectivele stabilite;
  4. Crearea programului zilnic.

Pe scurt, trebuie sa iti creezi o planificare in care sa iti stabilesti clar obiectivele, sa le detalizezi, sa iti stabilesti metodele prin care poti sa le duci la indeplinire si sa iti creezi un plan de lucru zilnic.

Pentru aceasta te poti folosi de un document nou in Excel in care sa urmezi etapele de mai jos:

  • Creezi cate o foaie noua (new sheet) pentru fiecare zi;
  • Creezi cate o foaie noua pentru fiecare saptamana din luna;
  • La alegerea ta poti sa mai creezi cate o foaie pentru fiecare domeniu pentru care doresti sa lucrezi intr-o perioada stabilita.

Dupa ce ai terminat de creat documentul incepi sa iti notezi obiectivele pe luna respectiva pentru fiecare domeniu de activitate in parte. Le detaliezi si stabilesti metodele prin care le vei indeplini, apoi le imparti in perioada de lucru pe care ti-o stabilesti: zile, saptamani, luni si ani. Imparti sarcinile pentru fiecare zi in parte si completezi foile dedicate zilelor respective.

Foloseste un ecran mare

dimensiunile monitorului

  • Poti sa lucrezi simultan cu mai multe ferestre;
  • Vezi mai mult text sau parte grafica;
  • Reduci necesitatea folosirii scrolului;
  • Dai copy-paste mult mai usor;
  • Iti poti sincroniza activitatile mult mai usor cand lucrezi cu programe care au legatura intre ele (ex: Premiere Pro cu After Effects, Browser cu Excel sau Word, doua documente Word etc.)

In ceea ce priveste dimensiunile ecranului, sfatul meu ar fi sa folositi un monitor cu o diagonala de minim 22 inch (daca vrei sa afli mai multe detalii despre parametrii de care trebuie sa ti cont atunci cand alegi un monitor poti citi acest articol). Daca aveti posibilitatea puteti folosi 2 monitoare in acelasi timp. Dezavantajul este ca daca lucrezi multe ore cu doua monitoare vei obosi mult mai repede si vei resimti dureri de cap datorita dublari radiatiilor produse de adaugarea celui de-al doilea monitor.

Foloseste un PC / Laptop performant

Daca doresti cu adevarat o productivitate ridicata atunci este obligatoriu sa ai un computer / laptop ale carui componente sa fie performante. Trebuie sa iti configurezi computerul pentru navigarea si folosirea softurilor de care ai nevoie si NU pentru jocuri ( jocurile consuma timp pretios ). Dintre componentele importante as enumera: procesor, memoria ram, hard disk-ul, placa de baza, placa video, sursa care trebuie sa faca fata configuratiei pe care ti-o alegi.

Procesorul

In ceea ce priveste modelul procesoarelor ar trebui sa utilizati unul dintre procesoarele de ultima generatie: Intel Core (I3, I5sau I7) sau noile generatii de AMD FX cu 6 sau 8 nuclee, socket AM3+ (trebuie sa fiti atenti la compatibilitatea procesoarelor cu placa de baza). Despre cum functioneaza un procesor puteti afla in acest articol iar daca vrei sa iti faci o idee despre diferentele dintre cele trei tipuri de procesoare Intel Core o poti face aici.

Memoria Ram

In primul rand as recomanda un minim de 4GB, DDR3 cu o frecventa de minim 1600MHz si o latenta cat mai mica (CL9). Daca doriti sa lucrati cu programe complexe cum sunt cele oferite de Adobe (PhotoShop, Premiere Pro & co.) sau altele ar trebui sa aveti minim 8 GB. Un articol interesant in care vi se explica ce este memoria ram il puteti gasi aici iar daca doriti sa faceti un update la memoria pe care o aveti deja puteti gasi cateva detalii in acest articol.

Hard disk-ul: HDD, SSD sau HDD si SSD?

Ai nevoie de spatiu, de viteza sau de ambele? Aceasta este prima intrebare la care trebuie sa raspunzi inainte sa iti alegi tipul de hard disk. Personal, cred ca trebuie sa ti cont de necesitatile si bugetul pe care il ai pentru a face alegerea potrivita. Din acest punct de vedere cred ca sunt posibile trei variante:

  1. HDD – hard-disk-urile traditionale sunt mai ieftine si au spatiu mai mare. Cred ca sunt utile celor care au de stocat multe date si pot fi folosite atat singure cat si in combinatie cu SSD;
  2. SSD – este cea mai buna alegere de hard disk atunci cand doresti viteza. Mare lor problema o reprezinta pretul care este destul de mare si spatiu care este redus fata de HDD. Daca ai nevoie doar de viteza atunci poti sa folosesti acest tip de hard alaturi de Google Drive (care iti ofera spatiu de stocare gratuit pana la 15 GB / adresa Google) sau alte alternative precum Dropbox;
  3. HDD + SSD – este din punctul meu de vedere combinatia cea mai buna daca folosesti SSD pentru sistemul de operare si HDD pentru datele care le ai de stocat. O problema ar fi reducerea vitezei atunci cand accesezi informatii stocate pe HDD
    * Nu iau in calcul hibridul SSHD deoarece consider mult mai utila o combinatie dintre HDD si SSD decat SSHD
    * HDD = Hard disk drive
    * SSD = Solid-state drive

Mai multe informatii:

Test Video – HDD vs SSD

Foloseste o conexiune de internet rapida

O conexiune rapida micsoreaza durata de incarcare a paginilor web si va ajuta sa navigati rapid pe internet. Trebuie sa ti cont de Ping (daca doresti un ping cat mai bun ar trebui sa te conectezi la internet prin wired (cablu) si nu prin wireless) care trebuie sa fie cat mai aproape de 0, de viteza de download si de upload. Puteti verifica toate aceste date folosind site-uri de genul Speedtest.net sau puteti cauta alternative pe internet. Daca doriti sa aflati mai multe despre cum se calculeaza viteaza internetului tau poti citi acest articol.

Cum sa fii eficient cand lucrezi pe calculator?

Foloseste scurtaturile (shortcuts)

Pentru a-ti creste productivitatea muncii nu trebuie sa te limitezi doar la organizarea informatiilor ci trebuie sa folosesti atunci cand este posibil scurtaturile pentru windows, browser sau alte softuri pe care le utilizezi. Conform unui studiu realizat deAndrew Cohen se pierd in jur de 2 minute pe ora doar pentru ca nu se folosesc scurtaturile de la tastatura, ceea ce inseamna ca intr-un an se pierd intre 4-8 zile de lucru. In ceea ce priveste numarul scurtaturilor acesta poate varia de la un program la altul. Numai pentru celebrul Photoshop sunt cateva sute de scurtaturi. Interesant este ca pentru a reduce si mai mult timpul de utilizare a lor un brasovean, pe numele sau Sorin Neica, a creat o tastatura speciala cu 319 taste, fiecare dintre ele reprezentand o scurtatura. Cu ajutorul acestei tastaturi se reduce din nou timpul de lucru cu circa 30% ( Mai multe informatii gasiti aici si aici ).

  1. Sterge si dezinstaleaza de pe hardul tau tot ce nu este necesar (fisiere, softuri, documente);
  2. Creaza-ti propriul sistem de organizare al documentelor, fisierelor, imaginilor incat sa gasesti rapid un anumit tip de continut;
  3. Centralizeaza-ti informatiile intr-un document Excel atunci cand te confrunti cu un volum mare de informatii astfel incat sa poti gasi rapid informatii pe care le cauti si folderul in care se gasesc;
  4. Curata-ti desktopul si organizeaza-ti scurtaturi catre folderele si softurile pe care le folosesti in permanenta;
  5. Foloseste Quick Launch pentru scurtaturile catre browsere si alte softuri pe care le folosesti des pentru a evita aglomerarea desktopului;
  6. Micsorati iconitele si bara de start astfel incat sa nu ocupe prea mult spatiu.

Elimina sau diminueaza activitatile care iti distrag atentia si iti consuma timp.

Eliminarea elementelor care iti consuma timp si iti distrag atentia de genul retelelor sociale, YouTube, site-urile de stiri, navigarea pe internet care nu are legatura cu ceea ce lucrezi si alte activitati de acest gen este necesara pentru ca trebuie sa te concentrezi si sa lucrezi mult mai rapid la proiectele tale.

Foloseste extensiile

In acest sens este foarte util sa folosesti extensii pentru browser prin care sa blochezi site-urile care consideri ca iti consuma din timpul de lucru.

Fii informat!

Daca doresti sa fii la curent cu ultimele noutati, salveaza-le si organizeaza-le pentru o usoara accesare cu ajutorul unui RSS reader, Google Alerts si a Bookmark-urilor:

  • RSS Reader – pentru a va abona la site-urile preferate si a fi la curent cu articolele si continutul nou;
  • Google Alerts – pentru a fi la curent cu paginile nou indexate de motorul de cautare Google;
  • Bookmark-urile (Semnele de carte) – utile pentru a salva paginile preferate si pentru a le organiza prin intermediul folderelor ca in tutorialul de mai jos.

Scrie rapid la tastatura

Scrierea rapida si corecta la tastatura este necesara pentru reducerea timpului de scriere si pentru a evita desele corectari care scad nivelul productivitatii. Cum iti poti imbunatatii scrierea la tastatura? Iata cateva idei:

  1. Memoreaza tastatura;
  2. Scrie cu ambele maini;
  3. Adopta o pozitie a mainilor care sa fie confortabila pentru a te putea concentra pe viteza si acuratetea scrierii;
  4. Practica scrisul la tastatura cel putin o ora pe zi. Obiectivul principal este sa ajungi la nivelul la care sa nu mai fi nevoit sa te uiti la tastatura atunci cand scrii;
  5. Testeaza-ti viteza de scriere utilizand tastatura online.

Foloseste update-urile automate

Fie ca vorbim de Windows sau de antivirus update-urile automate sunt necesare, exceptie facand programelor in care nu aveti incredere sau programele la care credeti ca trebuie sa faceti update-urile manual.

Creaza sabloane

Daca doresti sa trimiti un mail catre mai multe persoane poti salva timp pretios prin crearea de sabloane care pot fi trimise la toti destinatarii in acelasi timp.

Alte sfaturi:

  1. Securizeaza-ti calculatorul cu un antivirus.
    Antivirusul este obligatoriu atat pentru securitatea ta cat si pentru a evita incetinirea calculatorului tau provocata de virusi, spyware si alte tipuri de malware. De preferat ar fi sa modifici setarile pentru ca update-urile antivirusului sa fie automate si sa eviti pe cat posibil site-urile care nu prezinta incredere, torentii si alte destinatii de genul acesta.
  2. Foloseste ca sistem de operare Windows 7, Windows 8 sau Windows 10.
  3. Defragmenteaza-ti hard disk-ul periodic.
  4. Curata calculatorul de praf si de mizerie.

Acestea sunt cateva sfaturi care sper sa te ajute sa fii mult mai productiv atunci cand lucrezi pe calculator, laptop sau tableta.

Care sunt metodele care ti-au imbunatatit productivitatea? Ce a dat rezultate si ce nu?




LEAVE A REPLY