Cum poți să îți îmbunătățești productivitatea când lucrezi pe calculator

1
691
Fii productiv cand lucrezi pe calculator

Nu știi cum să îți organizezi timpului petrecut pe calculatorul astfel încât să fii eficient și rapid? Nu îți folosești timpul judicios astfel încât să progresezi în carieră? Nu știi cum să îți monitorizezi și analizezi timpul petrecut pe calculator?

Înseamnă că faci parte din categoria acelora care își consuma o parte din timpul destinat activităților profesionale și dezvoltării personale cu activități care ar trebui făcute în timpul liber (jocuri, rețele sociale, navigarea pe internet inutilă ș.a.m.d. ).

Iată câteva soluții prin care poți să îți îmbunătățești rapid productivitatea:
Monitorizează și planifică timpul petrecut pe calculator;
Folosește un ecran cu o rezolutie cat mai mare 25″+;
Folosește un calculator performant cu un SSD, procesor I5/I7 din ultimele generatii si memorii ram (de preferat DDR4) cu frecvente cat mai ridicate;
– Ai grijă să ai o conexiune rapidă de internet;
Folosește scurtături:

La acestea se adaugă eficiența lucrării pe calculator și eliminarea/diminuarea timpului consumat inutil.

Prima etapă în dezvoltarea productivității este conștientizarea. În ce constă ea? Mai exact trebuie să depistezi elementele care îți distrag atenția și îți consumă din timpul de lucru, ca de exemplu: îți petreci prea mult timp pe Facebook sau YouTube, citești zilnic foarte multe articole pe anumite website-uri, te joci foarte multe ore, stai prea mult pe Skype, Messenger etc.

După ce ai depistat toate aceste “găuri negre”, trebuie să îți creezi o planificare cu activitățile importante pe care le vei efectua în fiecare zi, astfel încât să elimini în totalitate timpul pierdut.

Cum să monitorizezi timpul petrecut pe calculator

Dacă dorești să monitorizezi și să îți analizezi activitățile pe care le faci în timp ce stai la calculator atunci poți să folosești un soft de monitorizare de genul ManicTime (poți încerca varianta trial sau free), ResueTime (poți testa varianta free) sau poți găsi o listă cu softuri de acest gen pe Wikipedia. De ce este util un astfel de sistem de monitorizare? Pentru că poți observa mult mai ușor cum pierzi timpul și poți analiza ce te împiedică să devii mai eficient și rapid atunci când lucrezi.

Cum să îți planifici timpul

După ce ai sesizat activitățiile care îți consuma timp trebuie să le elimini și să începi să îți creezi o planificare cu ceea ce trebuie să realizezi în fiecare zi.

Ce trebuie să conțină o planificare pe o lună, un an sau 5-10 ani?

  1. Stabilește clar obiectivele pe termen scurt și lung;
  2. Detaliază obiectivele;
  3. Gasește căi prin care îți poți îndeplini obiectivele stabilite;
  4. Crearea programului zilnic.

Pentru aceasta te poți folosi de un document nou în Excel în care să urmezi etapele de mai jos:

  • Creezi câte o foaie nouă (new sheet) pentru fiecare zi;
  • Creezi câte o foaie nouă pentru fiecare săptămână din lună;
  • La alegerea ta poți să mai creezi câte o foaie pentru fiecare domeniu pentru care dorești să lucrezi în perioadă stabilită.

După ce ai terminat de creat documentul începi să îți notezi obiectivele pe lună respectivă pentru fiecare domeniu de activitate în parte. Le detaliezi și stabilești metodele prin care le vei îndeplini, apoi le împărți în perioada de lucru pe care ți-o stabilești: zile, săptămâni, luni și ani. Împărți sarcinile pentru fiecare zi în parte și completezi foile dedicate zilelor respective.

Folosește un ecran mare

Probabil că te întrebi de ce ar trebui să folosești ecran mare. Motivele sunt următoarele:

  • Dimensiunile mari ale monitorului asigură o productivitate ridicată și nu îți obosesc ochii atunci când îți petreci mai mult timp pe calculator/laptop/tableta;
  • Poți să lucrezi simultan cu mai multe ferestre;
  • Vezi mai mult text sau parte grafică și nu ești nevoit să folosești scroll-ul;
  • Dai copy-paste mult mai ușor și rapid;
  • Îți poți sincroniza activitățile mult mai ușor când lucrezi cu programe care au legătură între ele (ex: Premiere Pro cu After Effects, Browser cu Excel sau Word, două documente Word etc.)

În ceea ce privește dimensiunile ecranului, sfatul meu ar fi să folosiți un monitor cu o diagonală de minim 22 chiar 25 inch (dacă vrei să afli mai multe detalii despre parametrii de care trebuie să ți cont atunci când alegi un monitor poți citi acest articol). Dacă aveți posibilitatea puteți folosi 2 monitoare în același timp. Dezavantajul este că dacă lucrezi multe ore cu două monitoare vei obosi mult mai repede și vei resimți dureri de cap datorită dublarii radiațiilor produse de adăugarea celui de-al doilea monitor.

Folosește un PC / Laptop performant

Dacă dorești cu adevărat o productivitate ridicată atunci este obligatoriu să ai un computer / laptop ale cărui componente să fie performante. Trebuie să îți configurezi computerul pentru navigarea și folosirea softurilor de care ai nevoie și NU pentru jocuri ( jocurile consumă timp prețios ). Dintre componentele importante as enumera: procesor, memoria ram, hard disk-ul, placă de bază, placă video, sursa care trebuie să facă față configurației pe care ți-o alegi.

Procesorul

În ceea ce privește modelul procesoarelor ar trebui să utilizați unul dintre procesoarele de ultimă generație: Intel Core (I3, I5 sau I7) sau noile generații de AMD FX cu 6 sau 8 nuclee, socket AM3+ (trebuie să fiți atenți la compatibilitatea procesoarelor cu placa de bază). Despre cum funcționează un procesor puteți afla în acest articol iar dacă vrei să îți faci o idee despre diferențele dintre cele trei tipuri de procesoare Intel Core o poți face aici.

Memoria Ram

În primul rând aș recomanda un minim de 8GB, DDR4 sau DDR3 cu o frecvență de minim 1600MHz și o latentă cât mai mică (CL9). Dacă doriți să lucrați cu programe complexe cum sunt cele oferite de Adobe (PhotoShop, Premiere Pro & co.) sau altele ar trebui să aveți minim 16 GB RAM. Un articol interesant în care vi se explică ce este memoria ram îl puteți găsi aici iar dacă doriți să faceți un update la memoria pe care o aveți deja puteți găsi câteva detalii în acest articol.

Hard disk-ul: HDD, SSD sau HDD si SSD?

Ai nevoie de spațiu, de viteză sau de ambele? Aceasta este prima întrebare la care trebuie să răspunzi înainte să îți alegi tipul de hard disk. Personal, cred că trebuie să ții cont de necesitațile și bugetul pe care îl ai pentru a face alegerea potrivită. Din acest punct de vedere cred că sunt posibile trei variante:

  1. HDD – hard-disk-urile tradiționale sunt mai ieftine și au spațiu mai mare. Cred că sunt utile celor care au de stocat multe date și pot fi folosite atât singure cât și în combinație cu SSD;
  2. SSD – este cea mai bună alegere de hard disk atunci când dorești viteza. Mare lor problemă o reprezintă prețul care este destul de mare și spațiu care este redus față de HDD, insa în ultimii ani capacitățile de stocare mai mari au devenit accesibile la prețuri decente. Dacă ai nevoie doar de viteză atunci poți să folosești acest tip de hard alături de Google Drive (care îți oferă spațiu de stocare gratuit până la 15 GB / adresă Google) sau alte alternative precum Dropbox;
  3. HDD + SSD – este din punctul meu de vedere combinația cea mai bună dacă folosești SSD pentru sistemul de operare și HDD pentru datele care le ai de stocat. O problemă ar fi reducerea vitezei atunci când accesezi informații stocate pe HDD
  4. SSD M.2 – Noua generatie de SSD pentru care aveti nevoie pe laptop/pc de slot M.2 liber. Vitezele de citire sunt bune.* Nu iau în calcul hibridul SSHD deoarece consider mult mai utilă o combinație dintre HDD și SSD decât SSHD

* HDD = Hard disk drive
* SSD = Solid-state drive

Mai multe informații:

Test Video – HDD vs SSD

Folosește o conexiune de internet rapidă

O conexiune rapidă micșorează durata de încărcare a paginilor web și va ajuta să navigați rapid pe internet. Trebuie să ții cont de Ping (dacă dorești un ping cât mai bun ar trebui să te conectezi la internet prin wired (cablu) și nu prin wireless) care trebuie să fie cât mai aproape de 0, de viteza de download și de upload. Puteți verifica toate aceste date folosind site-uri de genul Speedtest.net sau puteți căuta alternative pe internet. Dacă doriți să aflați mai multe despre cum se calculează vitează internetului tău poți citi acest articol.

Cum să fii eficient când lucrezi pe calculator?

Folosește scurtăturile (Shortcuts)

Pentru a-ți crește productivitatea muncii nu trebuie să te limitezi doar la organizarea informațiilor ci trebuie să folosești atunci când este posibil scurtăturile pentru Windows, browser sau alte softuri pe care le utilizezi. Conform unui studiu realizat de Andrew Cohen se pierd în jur de 2 minute pe oră doar pentru că nu se folosesc scurtăturile de la tastatură, ceea ce înseamnă că într-un an se pierd între 4-8 zile de lucru. În ceea ce privește numărul scurtăturilor acesta poate varia de la un program la altul. Numai pentru celebrul Photoshop sunt cateva sute de scurtături. Interesant este că pentru a reduce și mai mult timpul de utilizare a lor un brașovean, pe numele său Sorin Neică, a creat o tastatură specială cu 319 taste, fiecare dintre ele reprezentând o scurtătură. Cu ajutorul acestei tastaturi se reduce din nou timpul de lucru cu circa 30% ( Mai multe informații găsiți aici).

  1. Șterge și dezinstalează de pe hardul tău tot ce nu este necesar (fișiere, softuri, documente);
  2. Crează-ți propriul sistem de organizare al documentelor, fișierelor, imaginilor, încât să găsești rapid conținutul dorit;
  3. Centralizează-ți informațiile într-un document Excel, atunci când te confrunți cu un volum mare de informații, astfel încât să poți găsi rapid informații pe care le cauți și folderul în care se găsesc;
  4. Curăță-ți desktopul și organizează-ți scurtături către folderele și softurile pe care le folosești în permanență;
  5. Folosește Quick Launch pentru scurtăturile către browsere și alte softuri pe care le folosești des pentru a evita aglomerarea desktopului;
  6. Micșorați iconițele și bara de start astfel încât să nu ocupe prea mult spațiu.

Elimină sau diminuează activitățile care îți distrag atenția și îți consuma timp.

Eliminarea elementelor care îți consuma timp și îți distrag atenția de genul rețelelor sociale, YouTube, site-urile de știri, navigarea pe internet și alte activități de acest gen, care nu au legătură cu ceea ce lucrezi, este necesară pentru a te concentra și lucra mai mult mai rapid la proiectele tale.

Folosește extensiile

În acest sens este foarte util să folosești extensii pentru browser prin care să blochezi site-urile care consideri că îți consuma din timpul de lucru.

Fii informat!

Dacă dorești să fii la curent cu ultimele noutăți, salvează-le și organizează-le pentru o ușoară accesare cu ajutorul unui RSS reader, Google Alerts și a Bookmark-urilor:

  • RSS Reader – pentru a va abona la site-urile preferate și a fi la curent cu articolele și conținutul nou;
  • Google Alerts – pentru a fi la curent cu paginile nou indexate de motorul de căutare Google;
  • Bookmark-urile (Semnele de carte) – utile pentru a salva paginile preferate și pentru a le organiza prin intermediul folderelor ca în tutorialul de mai jos.

Scrie rapid la tastatură

Scrierea rapidă și corectă la tastatură este necesară pentru reducerea timpului de scriere și pentru a evita desele corectări care scad nivelul productivității. Cum îți poți îmbunătății scrierea la tastatură? Iată câteva idei:

  1. Memorează tastatura;
  2. Scrie cu ambele mâini;
  3. Adoptă o poziție a mâinilor care să fie confortabilă pentru a te putea concentra pe viteză și acuratețea scrierii;
  4. Practica scrisul la tastatură cel puțin o oră pe zi.
  5. Testează-ți viteza de scriere utilizând tastatura online.

Obiectivul principal este să ajungi la nivelul la care să nu mai fi nevoit să te uiți la tastatură atunci când scrii.

Folosește update-urile automate

Fie că vorbim de Windows sau de antivirus update-urile automate sunt necesare, excepție făcând programelor în care nu aveți încredere sau programele la care credeți că trebuie să faceți update-urile manual.

Crează șabloane

Dacă dorești să trimiți un mail către mai multe persoane poți salva timp prețios prin crearea de șabloane care pot fi trimise la toți destinatării în același timp.

Alte sfaturi:

  1. Securizează-ți calculatorul cu un antivirus.
    Antivirusul este obligatoriu atât pentru securitatea ta cât și pentru a evita încetinirea calculatorului tău provocată de viruși, spyware și alte tipuri de malware. De preferat ar fi să modifici setările pentru că update-urile antivirusului să fie automate și să eviți pe cât posibil site-urile care nu prezintă încredere, torenții și alte destinații de genul acesta.
  2. Folosește ca sistem de operare Windows 7, Windows 8 sau Windows 10.
  3. Defragmentează-ti hard disk-ul periodic.
  4. Curată calculatorul de praf și de mizerie.

Acestea sunt câteva sfaturi care sper să te ajute să fii mult mai productiv atunci când lucrezi pe calculator, laptop sau tabletă.

Care sunt metodele care ți-au îmbunătățit productivitatea? Ce a dat rezultate și ce nu?

Mulțumesc pentru orice idee! 😇

1 COMENTARIU

  1. Salut, iti recomand sa iei in calcul si softul Search Everything (care poate fi luat de aici: http://www.voidtools.com/). Este cel mai bun lucru care ti se poate intampla cand ai de-a face cu multa informatie. E de 100 de ori mai eficient decat sa salvezi totul intr-un excel.

    Si, ca sa va faceti o idee, daca denumiti intr-un mod cat mai reprezentativ un fisier, il puteti cauta chiar si dupa ani buni si-l veti gasi in maxim 1 secunda (e fantastic de rapid).

    In fine, nu ma plateste nimeni pentru recomandarea asta, dar am vrut sa pun si eu o caramida la articolul tau!

    Bafta!

LĂSAȚI UN MESAJ

Please enter your comment!
Please enter your name here